אם יש לכם משרד קטן ואתם צריכים מזכירה בחצי משרה או לכמה שעות בודדות ביום, שירות מזכירות במיקור חוץ יכול להיות פתרון טוב עבורכם. במאמר הבא נסביר למי השירות הז מתאים, מה היתרונות שלו ומה חשוב לבדוק לפני שסוגרים.
שירותי מזכירות מרחוק – מה זה בכלל?
מדובר בשירות שאותו מספקות חברות למיקור חוץ בתחומים שונים, בין השאר גם בתחום המזכירות. אם אתם אכן מחפשים מזכירה, אפשר לבחור בשירותי מזכירות מסוג זה. למעשה, חברת מיקור החוץ מקצה עבורכם מזכירה ייעודית ומקצועית שתלמד את התפקיד בהתאם להתנהלות החברה ותנהל לכם את המשרד מרחוק. מה היא תעשה בפועל? בין השאר זימון פגישות, ניהול יומנים, טיפול במשימות שוטפות, תקשורת עם ספקים ולקוחות, מענה טלפוני, שליחת הודעות ועוד.
למי השירות הזה מתאים?
שירות של מזכירות במיקור חוץ מתאים במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים קטנים שלא יכולים להרשות לעצמם להעסיק מזכירה במשרה מלאה. ברוב המקרים מדובר במשרדים קטנים מאד שרוצים לנצל את השטח בצורה המקסימלית לטובת הצרכים שלהם. כיום ניתן לומר שהשירות הזה הפך לנפוץ מאד בתחומי ההייטק והסטארט אפ, אך עם זאת הוא הופך לכזה גם בתחומים נוספים אחרים, כמו רפואת שיניים, עריכת דין, נוטריונים ועוד.
מה היתרונות של השירות?
אתם מפנים זמן יקר
יש משפט חכם שאומר שזמן שווה כסף, והאמת היא שמבקרה הנוכחי זה נכון שבעתיים. בתור עסק קטן שצריך לעבוד כמו סיירת ולמקסם את הביצועים שלו, אתם לא יכולים להרשות לעצמכם לבזבז זמן על תחומים שאינם נחשבים לתחומי הליבה של החברה. לכן, שירות של מזכירות במיקור חוץ יכול לפנות לכם זמן יקר שיאפשר לכם למקסם את המשאבים שלכם למקומות שבאמת זקוקים להם. אגב, הדבר נכון גם בכל הקשור לנושא הגיוס וההכשרה של המזכירה שתם מעסיקים תחתיכם, שזה לכשעצמו פרויקט שגוזל לא מעט משאבים יקרים.
אתם חוסכים לא מעט כסף
כשאנחנו מדברים על העסקה של מזכירה כעובדת חברה אנחנו לא לוקחים בחשבון רק את המשכורת שלה, כי אם גם את הוצאות המעביד, הפנסיה, ימי החופשה, המחלה ועוד. כשאתם משתמשים בשירות של מזכירות במיקור חוץ אתם למעשה מבטלים את יחסי העובד מעביד וחוסכים לא מעט כסף. לאורך זמן, מדובר בסכומים לא קטנים בכלל וכעסק קטן שצריך לחסוך כל שקל יש לזה משמעות רבה.
השירות שלכם יהיה מקצועי יותר
אל לכם לזלזל במקצוע של המזכירה, היא הפנים של העסק שלכם, היא נמצאת בקו ראשון מול הלקוחות שלכם ולא פעם היא תקבע כיצד העסק שלכם ייראה. לכן, אם אין לכם את המשאבים להפנות לתקן הזה, עדיף שהוא פשוט לא יהיה תחתיכם. בכל אופן, שירות של מזכירות במיקור חוץ זה שירות מקצועי שכל המשאבים של החברה מופנים אליו. כך אתם הופכים את העסק שלכם לשירותי יותר, מקצועי ולא פחות חשוב, לרווחי יותר.
מה חשוב לבדוק לפני ששוכרים את השירות?
לפני הכל, חשוב לנו שתבדקו את הוותק והניסיון שיש לחברה שממנה אתם שוכרים את השירות. אם אין לכם בעיה לשכור חברה צעירה בתחילת דרכה שגם לוקחת תשלום בהתאם, אין לנו עם זה שום בעיה. אולם, אם העסק שלכם כבר רץ ואתם צריכים מענה מקצועי ללקוחות שלכם, אנחנו ממליצים לכם לבחור בחברה ותיקה שיש לה ניסיון רב בתחום.
לסיכום, אם אתם עסק קטן שלא יכול להרשות לעצמו להעסיק מזכירה במשרה מלאה, אין ספק ששירות מזכירות במיקור חוץ הוא הפתרון עבורכם.
